電子取引データの保存は義務です｜猶予措置の条件と、ソフトなしで対応する方法

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結論：紙に印刷して保存する方法は、令和5年12月31日で終わっています

国税庁の記載です。

取引に関して、書面でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）に相当する電子取引データを受領又は交付した場合、その電子取引データの電子保存が義務付けられています。

そして経過措置についてはこうです。

令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていればに差し支えありません（事前申請等は不要）が、令和6年からは保存要件に従って電子データの保存が行えるよう、必要な準備をお願いします。

ただし、対応が間に合わない場合の猶予措置があり、事前の届出は不要です。そこまで含めて整理します。

1. まず「自分は対象か」を確認する

対象はごく広いです。国税庁のチェックシートの記載です。

取引先からのメール、EDI、クラウド等で受領した見積書・納品書・請求書、ECサイトで購入した商品の請求書や領収書、インターネットのみで確認できるクレジットカード、ネットバンキング、水道光熱費などの明細書等があれば電子取引に該当します。

ネット通販で備品を買っている時点で該当します。サロンでも、シャンプーやカラー剤をネットで仕入れていれば対象です。紙の領収書をもらっていないクレジットカードの明細も入ります。

電子取引の定義として挙げられているのは次の4つです。

  1. いわゆるEDI取引
  2. インターネット等による取引
  3. 電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルの場合を含む）
  4. インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

なお「受領又は交付」とあるとおり、自分が出した請求書も対象です。受け取った側だけの話ではありません。

2. 原則のルールは3つです

要件
①改ざん防止のための措置をとること
②保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付けること
③「日付・金額・取引先」の3つの要素で検索できること

①改ざん防止：専用システムなしでもできます

次のいずれかとされています。

  • タイムスタンプが付与されたデータを受領
  • 受領したデータにタイムスタンプを付与
  • 訂正･削除の履歴が残るシステム等で授受･保存
  • 改ざん防止のための事務処理規程を策定、運用、備付け

国税庁は4つ目について、はっきりこう書いています。

専用のシステムを導入しない方法もあります！

国税庁HPにも、事務処理規程のサンプルが掲載されていますので活用ください。

お金をかけずに①を満たす道があります。規程を作って、運用して、備え付ける。これだけです。

②ディスプレイ・プリンタ：スマホだけでも満たせます

ディスプレイやプリンタ等の性能や設置台数等は、要件とされていませんが、税務調査等において当該電子取引データを確認できるようにする必要があります。

スマートフォンのみで取引を行っている場合など、パソコンやプリンタ等を保有していない場合でも、近隣の有料プリンタ等により速やかに出力できれば、この備付け要件を満たしているものと取り扱われます。

プリンタを買う必要はありません。コンビニのプリンタで足りる、という整理です。

③検索：売上高5,000万円以下なら不要になる場合があります

ここが小規模事業者にとって一番大きい部分です。

「基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の方」等は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、③の検索要件を満たす必要はありません。

チェックシートでは、次のいずれかに該当すればよいとされています。

  • 基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下
  • 電子取引データを出力した書面を、取引年月日及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている

検索要件が必要な場合でも、簡易な方法が認められています。

ⅰ　表計算ソフト等で索引簿を作成し、索引簿を使用して電子取引データの検索を可能とする方法
ⅱ　規則性をもったファイル名（日付・金額・取引先の順番で表記）のデータを特定のフォルダに集約することにより、取引データの検索を可能とする方法

ファイル名を「20260912_110000_○○商事.pdf」の形にして1つのフォルダに入れる。これで③に対応できる、という説明です。

3. 間に合わない場合の猶予措置

原則に対応できていなくても、次の2つを両方満たせば、データを保存しておくだけでよいとされています。

⑴　原則的な保存ルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合
⑵　税務調査の際に、
・電子取引データのダウンロードの求め
・電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求め
にそれぞれ応じることができるようにしている場合

そして「相当の理由」の中身が明示されています。

事前届出は不要で、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められます。

届出は要りません。ただし⑵は必須です。データを消していたら、猶予措置にも乗れません。

チェックシートの分岐も明確です。要件1〜3のどれか1つでもNOなら猶予措置の判定に進み、そこで2つを満たせば「猶予措置の適用を受けることができます」、満たさなければ「猶予措置を含めてルールに従った保存ができていません」となります。

4. 今日からやること

  1. メールの添付請求書を消さない。専用フォルダに移す
  2. ネット通販・クレジットカード・ネットバンキングの明細をダウンロードして保存する（サイト上で見られるだけの状態にしない）
  3. ファイル名を日付_金額_取引先の形に統一する
  4. 国税庁のサンプルをもとに事務処理規程を用意する
  5. 2年（期）前の売上高が5,000万円以下かどうかを確認する

当サイトでは、個別の事業者がどの要件を満たすかを判断できません。適用の可否は所轄の税務署にご確認ください。保存期間そのものについては帳簿と領収書は何年とっておくのかにまとめています。

会計ソフトで対応する場合

以下は広告です。当サイトでは、これらのソフトが電子取引データ保存の要件をどこまで満たすかを検証していません。対応状況・料金・プランは変更されることがあるため、必ず公式サイトで最新の内容をご確認ください。優劣を示すものではなく、選択肢として並べています。

上に書いたとおり、ソフトを入れなくても対応できる方法が国税庁から示されています。記帳と合わせて仕組みにしたい場合の選択肢としてご覧ください。

青色申告をする場合：やよいの青色申告オンライン

白色申告の場合：やよいの白色申告オンライン

もう一方の選択肢：

請求書を発行する側の対応：請求書作成サービス「Misoca(みそか)」

FAQ

紙でもらった領収書はどうなりますか。

この記事は電子データで受け取った・送ったものの話です。紙で受け取った書類の扱いは「スキャナ保存」という別の制度になります。紙は紙のまま保存することもできます。

プリントアウトして保存すればよいのでは。

令和5年12月31日までの取引についてはその扱いが認められていましたが、令和6年からは保存要件に従った電子データの保存が求められています。ただし猶予措置の2条件を満たす場合は、データを保存しておけばよいとされています。

事務処理規程はどこで手に入りますか。

国税庁のサイトに各種規程等のサンプルが掲載されていると案内されています。当サイトでは配布していません。国税庁のページからご確認ください。

売上5,000万円以下なら何もしなくてよいのですか。

いいえ。免除されるのは③の検索要件だけです。①改ざん防止と②備付けは残ります。また、ダウンロードの求めに応じられるようにしておく必要があります。

スマホしか持っていません。

国税庁は、パソコンやプリンタを保有していない場合でも近隣の有料プリンタ等により速やかに出力できれば備付け要件を満たすとしています。

参照した一次情報

  • 国税庁「電子取引関係」 nta.go.jp
    2026年9月12日確認。保存義務と令和5年12月31日までの取扱いに関する引用はこのページに基づきます。
  • 国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月） nta.go.jp（PDF）
    2026年9月12日確認。原則3ルール、改ざん防止の4つの措置、猶予措置の2条件と「相当の理由」、検索の簡易な方法の引用はこのPDFに基づきます。
  • 国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」（令和6年11月） nta.go.jp（PDF）
    2026年9月12日確認。電子取引の定義と該当例、ディスプレイ・プリンタの扱い、売上高5,000万円以下の取扱い、判定の分岐の引用はこのPDFに基づきます。

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